社内で使用するパソコンやスマートフォン、共有備品、消耗品などをきちんと管理したいものの、管理のために大きな費用はかけたくない。
今回は、このようなお悩みを持つ会社から、物品管理システムの選定についてご相談をいただきました。
管理したい物品は、社員が使用するPCやタブレット・スマートフォンだけではありません。
プロジェクターなど複数の社員で利用する共有備品や、電池・予備のケーブル類・コピー用紙といった消耗品も管理したいとのご要望でした。
そこで、必要な機能を整理したうえで複数の物品管理システムを調査し、今回の用途に合っていた「tidie（タイディー）」を導入しました。
結果として、初期費用なし・月額480円（税別）で物品管理システムを導入することができました。
ご相談内容
今回ご相談いただいたのは、システム開発を行っている中小企業です。
社内には業務で使用するさまざまな物品があり、それぞれを適切に管理したいというご相談でした。
主な管理対象は次のようなものです。
- PC
- タブレット
- スマートフォン
- プロジェクターなどの共有備品
- 電池
- 予備のケーブル類
- コピー用紙などの消耗品
PCなどのIT機器だけであれば、Excelなどを使って管理する方法もあります。
しかし今回は、プロジェクターなどの共有備品については貸出・返却や利用予約も管理したいというご要望がありました。
また、電池やコピー用紙のような消耗品については、一つひとつを個別に管理するのではなく、現在いくつあるのかを数量で管理する必要があります。
そのため、単純な備品台帳ではなく、異なる種類の物品をまとめて扱える物品管理システムを検討することになりました。
必要な機能を整理
物品管理システムを選ぶ前に、まず今回必要となる機能を整理しました。
大きく分けると、次の3つの管理が必要です。
PC・タブレット・スマートフォンなどのIT機器管理
社内で使用しているPCやタブレット、スマートフォンなどを物品として登録し、まとめて管理できることが必要です。
IT機器は会社の中でも比較的高価な物品が多いため、「会社にどのような機器があるのか」を把握できるようにしておくことが重要です。
共有備品の貸出・返却・予約管理
プロジェクターなど、複数の社員で共有して使用する備品については、物品を登録するだけでは十分ではありません。
誰かが使用しているのか、利用できる状態なのかといった貸出状況に加えて、今後の利用予定も管理する必要があります。
そのため、貸出・返却だけでなく、利用予約まで管理できることを条件としました。
消耗品の数量管理
電池、予備のケーブル類、コピー用紙などは、PCやプロジェクターとは管理方法が異なります。
これらは一つひとつを個別の物品として管理するよりも、「現在10個ある」「5個使用した」といった数量で管理できる方が適しています。
そのため、備品だけでなく消耗品の数量管理にも対応できることも必要な条件となりました。
できるだけ費用を抑えられるシステムを調査
機能面に加えて、今回特に重視されたのが費用です。
物品管理そのものは必要ですが、物品を管理するために毎月大きな費用が発生してしまうのは避けたいとのご要望でした。
そこで、
- IT機器を管理できる
- 共有備品の貸出・返却を管理できる
- 共有備品の利用予約ができる
- 消耗品を数量で管理できる
- 小規模な企業でも利用しやすい料金である
といった条件で物品管理システムを調査しました。
物品管理システムにはさまざまな製品がありますが、それぞれ得意とする分野が異なります。
在庫管理を中心としたシステム、備品管理を中心としたシステム、高度な資産管理まで行えるシステムなどがあるため、機能が多ければよいというものではありません。
特に今回のような中小企業の場合、必要以上に高機能なシステムを選ぶと、その分だけ費用も高くなってしまいます。
必要な機能を満たしながら、できるだけシンプルかつ低コストで利用できるシステムを選ぶことにしました。
物品管理システム「tidie」を選定
いくつかの物品管理システムを調査した結果、今回の要件に合っていたのが物品管理システム「tidie（タイディー）」でした。
tidieでは、PCやタブレットなどの備品だけでなく、数量で管理する消耗品も同じシステム内で管理できます。
また、共有備品については貸出・返却に加えて利用予約も行えるため、今回必要としていた管理を一つのシステムにまとめることができます。
今回特に評価したのは、次の点です。
- PC・タブレット・スマートフォンなどのIT機器を管理できる
- プロジェクターなどの共有備品を貸出・返却管理できる
- 共有備品の利用予約ができる
- 電池やコピー用紙などの消耗品を数量で管理できる
- 小規模な企業でも低コストで導入できる
複数のシステムを用途ごとに使い分けるのではなく、IT機器・共有備品・消耗品を一つのシステムでまとめて管理できることが、今回の用途に適していました。
スタータープランを月額480円で導入
今回はtidieの「スタータープラン」を契約しました。
導入にかかったシステム利用料は、
初期費用：0円
月額利用料：480円（税別）
です。
物品管理システムを新しく導入するとなると、それなりの初期費用や毎月の利用料が必要になると思われることもあります。
しかし、小規模な企業で管理する物品数や利用人数がそれほど多くない場合には、今回のように月額数百円程度から物品管理システムを導入できる場合もあります。
今回も、高額なシステムを導入するのではなく、必要な機能と会社の規模に合ったプランを選択することで、費用を抑えて導入することができました。
※料金は本事例の導入時点のものです。最新の料金やプランについては、サービス提供元の情報をご確認ください。（料金プラン：https://tidie.net/plans）
今回のポイント
今回の相談では、「物品管理システムを導入したい」というところから製品を探すのではなく、最初に何をどのように管理したいのかを整理しました。
その結果、
- IT機器は物品として管理する
- 共有備品は貸出・返却・予約まで管理する
- 消耗品は数量で管理する
という、それぞれ異なる管理方法が必要であることが分かりました。
そのうえで、この3つをまとめて管理でき、なおかつ費用を抑えられるシステムを探したことで、今回の用途に合ったサービスを選定することができました。
物品管理システムには多くの製品がありますが、大切なのは最も高機能なシステムを選ぶことではありません。
自社で管理したい物品と必要な機能を整理し、それに合ったシステムを選ぶことが重要です。
物品管理システムの選定もご相談ください
ITよろずネットでは、物品管理システムをはじめ、業務で利用するITシステムの選定や導入についてのご相談を受け付けています。
「Excelでの管理に限界を感じている」
「どのシステムを選べばよいのか分からない」
「できるだけ費用をかけずにシステムを導入したい」
といったお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。
ご相談内容を確認し、必要な機能や現在の運用方法を整理しながら、どのような方法が適しているか一緒に検討します。
コメント